Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Cara Membuat e-Sertifikat dengan Google Forms Terkirim langsung ke E-mail


Hallo sahabat HSC, dewasa ini sudah banyak dilaksanakan pelatihan, workshop, atau webinar secara online, dimana salah satu outputnya adalah e-sertifikat yang harus dikirim ke email peserta secara langsung. Nah bagaimana cara membuatnya? tools apa saja yang dibutuhkan? mari kita produksi sama-sama e-sertifikatnya. berikut persiapan dan langkah-langkahnya 

1. Akun Google 
Silakan buatlah terlebih dahulu akun Google atau gunakan akun pribadi yang sudah ada. Gunakan juga akun belajar.id yang diberikan oleh GTK Kemdikbud. gunakan salah satu browser yang biasa anda gunakan. Saya menggunakan Google Chrome 

2. Membuat Formulir Online dengan Google Forms
Google Forms sebagai gerbang utama peserta masuk ke system kita. Kolom isian silakan disesuaikan dengan kebutuhan, yang paling penting adalah nama, asal instansi, dan alamat e-mail yang aktif. berikut adalah contoh Forms yang siap dirubah menjadi Spreadsheet

3. Desain Sertifikat dengan Google Slides
Hal yang sangat penting dalam desain yaitu bagian << Nama Lengkap >> dan << Asal Instansi >> atau isian lainnya. In merupakan format baku yang nanti akan diganti secara otomatis sesuai hasil input dari Forms di Spreadsheet. berikut contoh speadsheetnya 
4. Menambahkan Add-Ons Autocrart Pada Google Spreadsheet
Persiapan selanjutnya install Add-ons Autocrat di Spreadsheet ikuti tahapannya sampai selesai.
 

Jika belum ada Add-Ons di spreadsheetnya silakan pilih dapatkan Add-Ons kunjungi Google Workspace marketplace

ikuti tahapannya dan verifikasi dengan email dan selesai.

Proses Produksi Sertifikat Online 
Baik setelah semua persiapan sudah lengkap mulai dengan generate data dari formulir pendaftaran peserta.
Unduh Response dari Forms ke Spreadsheet
Buka kembali Google Formsnya kemudian masuk tab jawaban dan klik lihat jawaban di Spreadsheet
Generate jawaban ke spreadsheet

hasil unduhan di spreadsheet

Ubah posisi untuk memulai merge mulai dari Nama Lengkap dan Asal Instansi

Pilih Add-Ons AutoCrat dari Google Spreadsheet

tunggu beberapa saat hingga muncul New Job posisi bisa di tengah layar bagi yang pertama membukanya atau disamping layar. 
Selanjutnya masuk langkah 1 kita isi namanya kemudian klik next untuk memilih template dari slides tunggu sampai selesai

Langkah 2 slide sudah selesai disesuaikan pilih next

Langkah 3 mengisi data source yang akan di merge. pilih sesuai tag sheetnya

Langkah selanjutnya setting nama file (klik tanda panah kiri copy tag <<Nama Lengkap>>, tipe filenya pilih PDF multiple output mode, jika ingin jadi 1 file PDF pilih single


Selanjutnya buatlah folder di drive untuk destinasi file PDF nya, untuk langkah 6 dynamic folder (opsional) dan langkah 7 set merge condition  bisa dilewati

langkah 8 bagikan dokumen sertifikat atau tidak. bisa kita tentukan sesuai kebutuhan. Pada tips ini saya akan membagikan langsung sertifikatnya ke email penerima.

pilih share doc yes, share doc as PDF, allow collaborators  yes, send from generic yes. Selanjutnya tentukan email penerima, subjek dan deskripsi emailnya. Tahap ini juga bisa menggunakan tag <<Nama Peserta>> pada subjek

Pada tahap add/remove job triggers, silakan pilih yes pada run on form triggers dan no pada run on time triggers lalu pilih save
 
Proses konfigurasi sudah selesai, selanjutnya klik play (run job) untuk memulai prosesnya
Berikut tampilan spreadsheet setelah proses merge



Inilah sertifikat sudah terkumpul di folder drive yang tadi dibuat


yang paling penting dari semua tahapan ini adalah sertifikat workshop online sudah sampai ke email peserta dengan selamat dan memuaskan

Demikian langkah cara membuat sertifikat pelatihan online dengan Google Forms yang dapat terkirim langsung ke email penerima. Semoga bermanfaat dan jika ada masukan atau tips berikutnya yang akan dibahas silakan cantumkan di kolom komentar ya.




4 komentar untuk "Cara Membuat e-Sertifikat dengan Google Forms Terkirim langsung ke E-mail"

  1. Thanks, Pak. Exactly whatvI need. Ehehhee

    BalasHapus
  2. Trims Pak...Kereen apalagi kalo ditambah Video tutorialnya Tambah Mantap nich..

    BalasHapus
    Balasan
    1. Siap segera dibuatkan simulasi video prakteknya. Terima kasih masukannya

      Hapus